Nicht jede Aufgabe braucht die oberste Stufe. Wie viel Arbeit im System bleibt, ist eine Entscheidung: Je weiter oben, desto weniger Handarbeit — und desto mehr Kontrolle ist nötig.
Wie viel soll das System übernehmen?
Welches System wir auch bauen — eine Frage bleibt dieselbe: Wie viel Arbeit bleibt im System? Vier Stufen. Mit jeder Stufe sinkt die Handarbeit und steigt der Prüfbedarf.
01 — Integration
Systeme sprechen miteinander
Zwischen zwei Systemen ist die Regel klar: welche Daten, wann, in welchem Format. Die Verbindung wird einmal gebaut und läuft täglich.
Exportieren, korrigieren, importieren entfällt.
02 — Automatisierung
Abläufe laufen von selbst
Niemand muss den wiederkehrenden Schritt anstoßen: Auslöser, Zeitplan, Bedingung.
Wer informiert wird, wenn etwas schiefgeht, gehört zur Regel dazu — eine Automatisierung, die stillschweigend ausfällt, ist schlechter als keine.
03 — KI-Integration
Das System liest und versteht
Dort, wo sich keine Regel schreiben lässt: Freitext, Rechnungen, E-Mails, Verträge, Sprachaufnahmen.
Das Modell liest die Felder aus, die Software prüft sie, ein Mensch gibt sie frei. Das Modell schätzt — geprüft wird in der Software.
04 — KI-Automatisierung
Das System entscheidet und handelt
Verstehen und Ausführen greifen ineinander: einordnen, weiterleiten, Antwort vorbereiten, Vorgang anlegen.
Wo das System allein weitermacht und wo es auf Ihre Freigabe wartet, wird vorab festgelegt; jede Entscheidung wird protokolliert.
Die meisten Aufgaben sind auf den ersten beiden Stufen gelöst. Wenn sich eine Regel schreiben lässt, braucht es keine KI — das sagen wir Ihnen auch so.
Regel oder Modell?
Diese Unterscheidung bestimmt Kosten und Risiko eines Projekts, deshalb klären wir sie zuerst.
Lässt sich eine Aufgabe mit einer Regel lösen, lösen Sie sie mit einer Regel. Regeln sind günstig und schnell, das Ergebnis ist jedes Mal dasselbe, und warum es so ausfällt, ist nachvollziehbar. KI garantiert nichts davon.
Ein Modell gewinnt dort, wo sich keine Regel schreiben lässt: wenn dieselbe Information jedes Mal anders ankommt. Fünfzig Lieferanten, fünfzig Rechnungslayouts; Anfragen in Freitext; Dokumente ohne Standard.
In der Praxis arbeiten beide zusammen: Das Modell liest und schlägt vor, die Software prüft, und was aus der Regel fällt, geht an einen Menschen. Die Prüfung nicht dem Modell, sondern der Software zu überlassen, ist die wichtigste Entwurfsentscheidung dabei.
Wo Ihre Daten verarbeitet werden
Sensible Daten verarbeiten wir mit offenen Modellen auf unseren eigenen Servern; die Daten bleiben innerhalb der EU. Für alles Übrige nutzen wir kommerzielle Dienste. Was wo verarbeitet wird, steht schriftlich im Ergebnis der Analyse — das ist kein Thema für später.
Auch der Betrieb eines Ablaufs mit KI ist anders: Es braucht eine Kostenobergrenze, ein Protokoll der Ausgaben und eine regelmäßige Stichprobe. Das richten wir von Anfang an ein; was es kostet und wie zuverlässig das System liest, sehen Sie im Monatsbericht.
Beginnen wir mit einer Analyse.
Erzählen Sie, wir hören zu. Die Analyse ist kurz und kostenpflichtig; am Ende haben Sie Prozesslandkarte, Umfang und Budgetrahmen in der Hand. Wenn wir zu dem Schluss kommen, dass eine fertige Lösung Ihre Aufgabe erfüllt, sagen wir Ihnen das ebenso deutlich.
DARFA · Berlin
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